Contoh Lembar Kerja Microsoft Excel 2010

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010

MENGENAL EXCEL 2010

    Microsoft Excel 2010, yang selanjutnya disingkat Excel 2010 merupakan program aplikasi lembar kerja (spreadsheet) yang paling popular dan paling banyak digunakan saat ini. Excel 2010 akan membantu Anda dalam menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mempresentasikan data. Pada saat Anda membuka atau menjalankan program aplikasi Excel 2010, sebuah buku kerja (workbook) baru yang masih kosong otomatis akan ditampilkan. Buku kerja yang masih kosong terdiri dari tiga lembar kerja (sheet) yang diwakili tab lembar kerja (tab sheet) dibawahnya. Lihat Gambar 2.28. Untuk membuat worksheet yang baru anda tinggal klik tab worksheet yang di maksud.

     Anda dapat menambah worksheet baru. Cara yang paling mudah adalah dengan klik tombol Insert pada tab worksheet. Worksheet yang baru dibuat posisinya di belakang worksheet yang lama. Defaultnya, worksheet diberi nama sheet1, sheet2, sheet3,... . sebaiknya setiap worksheet diberi nama sesuai dengan isi worksheet yang kiat buat.

Gambar 3.11 Tampilan Jendela Kerja Excel 2010

     Setiap lembar kerja Excel 2010 terdiri dari 255 kolom (columns) dan 65536 baris (rows). Kolom pada Excel 2010 diwakili oleh huruf A,B,C,…sampai IV, sedangkan baris diwakili oleh angka 1,2,3,…65536. Perpotongan antara baris dan kolom disebut sel (cell). Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris pada lokasinya. Sebagai contoh sel C4 adalah perpotongan antara kolom C dan baris 4.

MENGGUNAKAN RUMUS

    Anda dapat menggunakan rumus yang berupa intruksi matematika ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung (operator aritmatik) yang dapat Anda gunakan pada rumus, diantaranya + (penjumlahan), - (pengurangan), * (perkalian), / (pembagian) dan ^ (perpangkatan).

MENULIS RUMUS DENGAN CARA MENUNJUK

    Menulis rumus dengan cara menunjuk lebih dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah. Anda dapat menunjuk dengan menggunakan tombol keyboard atau dengan mouse. Untuk menulis rumus dengan cara menunjuk ikuti langkah berikut ini :

1. Tempatkan petunjuk sel pada posisi yang Anda inginkan sebagai contoh pilih atau klik sel F6

2. Ketik = , kemudian sebagai contoh pilih atau klik F3

3. Ketik * , kemudian sebagai contoh pilih atau klik F4

Gambar 2.11 Penulisan Rumus dengan Menggunakan Refrensi Sel

MENGGUNAKAN AUTOFILL

1. Langkah Awal yang perlu di perhatikan adalah menambah data hingga 8 data.

2. Pada kolom number, untuk mengisi sel B8 – B11, tidak perlu mengetik angka satu persatu, melainkan menggunakan Autofill.

3. Blok sel B6 dan B7, kemudian arahkan kursor pada bagian kanan bawah cell B7 hingga kursor berubah bentuk menjadi “ + “ (tanda tambah), klik tahan tarik ke bawah hingga sel B11.

MENGGUNAKAN FUNGSI

    Fungsi adalah rumus siap pakai yang digunakan sebagai alat untuk membantu perhitungan. Umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen yang dapat berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini biasanya harus ditulis dengan diapit tanda kurung. Pada Excel 2003 tidak perlu hapal cara penulisan argument untuk suatu fungsi, ketika Anda mengetikkan fungsi disuatu sel Excel secara otomatis akan menampilkan format penulisan secara lengkap. Sebagai contoh perhatikan fungsi penjumlahan data berikut ini :

• =SUM(M25;N24;O23), artinya hitung jumlah isi sel M25,N24 dan O23.
• =SUM(E5:E10), artinya hitung jumlah data dalam range E5:E10.
• =SUM(D10/12;E15*25;5000), artinya hitung jumlah isi sel D10, dibagi 12, E15 dikali 25 dan 5000.

MENJUMLAHKAN DATA DENGAN FASILITAS AUTOSUM

    Untuk menjumlahkan data dalam satu range selain menggunakan fungsi SUM, Anda juga dapat menggunakan cara lain yang lebih mudah, yaitu dengan memanfaatkan tombol toolbar AutoSum. Toollbar ini akan membantu Anda menjumlahkan data dalam baris atau kolom tertentu secara otomatis. Pada Excel 2010 tombol toolbar AutoSum tidak saja digunakan untuk menjumlahkan data tetapi juda dapat digunakan untuk menghitung rata-rata data, banyak data, data tertinggi, data terendah, dan fungsi lainnya.

*Toolbar              *Perintah               

                  AutoSum

*Keterangan

Digunakan untuk menghitung jumlah data, rata-rata

data, banyak data, data tertinggi, data terendah, dan

fungsi lainnya.

BUKU KERJA DAN LEMBAR KERJA

   Pada saat Excel 2010 Anda aktifkan, akan ditampilkan sebuah buku kerja baru yang masih kosong yang diberi nama Book1. Buku kerja Excel 2010 yang akan Anda gunakan dapat terdiri dari beberapa lembar kerja, lembar grafik, Microsoft Excel Makro, dan modul-modul Visual Basic Aplication. Dalam keadaan default setiap buku kerja baru yang Anda buka akan berisi tiga lembar kerja yang masih kosong, yang diberi nama tab sheet Sheet1, Sheet2 dan Sheet3. Lihat Gambar 2.31 berikut :

Gambar 3.12 Tampilan Tab Sheet Lembar Kerja

MENGENAL FUNGSI YANG SERING DIGUNAKAN

    Fungsi –fungsi yang disediakan Excel 2010 dikelompokan atau dikategorikan menjadi beberapa kelompok atau kategori fungsi. Adapun fungsi tersebut antara lain adalah kelompok fungsi keuangan, matematika, statistika, logika, teks, database dan kelompok fungsi lainnya.

FUNGSI LOGIKA IF

       Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika memerlukan salah satu operator relasi (operator pembanding) yaitu sebagai berikut :

• = sama dengan
• < lebih kecil dari
• > lebih besar dari
• <= lebih kecil atau sama dengan
• >= lebih besar atau sama dengan
• <> tidak sama dengan

     Sebagai contoh apabila jam kerja selama 8 jam kerja atau lebih maka keterangan “Lembur” tetapi apabila dibawah 8 jam maka keterangan “Tidak”

3.13 Contoh lembar kerja Laporan Lembur

     Berdasarkan ketentuan diatas, Anda dapat menggunakan fungsi IF di sel D8 dengan penulisan rumus sebagai berikut :

=IF(E5>=8,”Lembur”,”Tidak”)

Catatan :

 Apabila Regional and Language Option pada jendela Control Panel dari

atau Microsoft Windows 2000 menggunakan pilihan Indonesia, maka penulisan pemisah

argumennya bukan “,” tapi “;”

FUNGSI SUM ()

    Fungsi Sum berfungsi untuk menjumlahkan banyak angka yang biasanya berada dalam satu range. Dengan menggunakan fungsi SUM (), jika anda hendak menjumlahkan angka pada range B4 : D4 dan hasilnya ditaruh pada sel E4, maka pada sel E4 formulanya adalah D4), lalu tekan Enter.

Gambar 3.14 Contoh Fungsi SUM ()

FUNGSI AVERAGE

   Fungsi AVERAGE () berfungsi untuk mencari nilai rata. Formulanya adalah

 = AVERAGE (B4 : D4)

Gambar 3.15 Contoh Fungsi AVERAGE ()

FUNGSI MAX ()

Fungsi MAX () berfungsi untuk mencari nilai terbesar dari sejumlah bilangan. Pada sel E8 Formulanya adalah
=MAX (B4 : D6), lalu tekan Enter.

Gambar 3.16 Contoh Fungsi MAX ()

FUNGSI MIN ()

   Fungsi MIN () berfungsi untuk mencari nilai terkecil dari sejumlah bilangan. Pada sel E8 Formulanya adalah =MIN (B4 : D6), lalu tekan Enter.

Gambar 3.17 Contoh Fungsi MIN ()

FUNGSI COUNT ()

    Fungsi Count () berfungsi untuk mencari banyaknya bilangan pada sejumlah bilangan. Pada sel E8 Formulanya adalah =COUNT (B4 : D6), lalu tekan Enter.

Gambar 3.18 Contoh Fungsi COUNT ()

FUNGSI VLOOKUP DAN HLOOKUP

   Fungsi VLOOPUP dan HLOOKUP secara vertikal gunakan fungsi VLOOKUP fungsi HLOOKUP.

Sebagai contoh buat Laporan Pembayaran upah mingguan dengan menggunakan Lihat Gambar 2.19. Pada laporan, isilah kolom bagian dan kolom upah dibayar dengan berdasar Gol Karyawan.

• Sel F9 diisi = VLOOKUP(D9,$J$9:$K$11,2)
• Sel G9 diisi = D5*VLOOKUP(E9,$J$9:$L$11,3)

Gambar 3.19 Contoh Lembar Kerja Daftar Upah dengan Fungsi

Contoh dengan menggunakan FUNGSI HLOOKUP :

• Sel D9 diisi = HLOOKUP(D7,$D$14:$F$15,2)
• Sel D10 diisi = D8*HLOOKUP(D7,$D$14:$F$16,3)

Gambar 3.20 Contoh Lembar Kerja Daftar Upah dengan Fungsi HLOOKUP

TAMPILAN FORMAT

MENGATUR FORMAT TAMPILAN ANGKA

    Untuk menampilkan bentuk format angka dalam Excel dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan mengatur format tampilan angka ketika data dimasukkan atau memilih perintah Format Cells dari pull down menu.

MENGATUR FORMAT KETIKA MEMASUKKAN DATA

   Pada saat data diketikkan dengan menggunakan lambang $, %, pemisah ribuan dengan koma(,) dan pemisah desimal dengan titik, Excel akan menampilkan formatnya sesuai dengan data yang diketikkan. Sebagai contoh, ketikanlah angka-angka dibawah ini :

Di sel B2 : angka $250,000

Di sel B3 : angka 15%

Di sel B4 : angka 1,250.00

Gambar 3.21 Hasil Tampilan Format

*Excel menyediakan beberapa kategori format bilangan atau angka, yaitu :

Kategori         Keterangan

General           Format standar sesuai dengan data yang dimasukkan

Number          Format angka dengan tempat desimal dan pemisah ribuan

Currency        Format angka dengan tampilan simbol mata uang berjarak satu spasi dengan angka.

Accounting     Format angka akuntansi dengan tampilan simbol mata uang diatur rata kiri berdasarkan jumlah      .                     angka terbanyak

Date               Format tanggal dengan tanda pemisah /, - atau spasi diantara hari, bulan dan tahun.

Time               Format waktu dalam jam, menit dan detik dengan atau tanpa keterangan AM / PM.

Percentage      Format angka dengan tampilan tanda %

Fraction          Format dengan tampilan angka pecahan seperti ½.

Scientific         Tampilan angka dengan notasi ilmiah (eksponen)

Text                Tampilan angka sebagai teks diatur rata kiri

Special            Format khusus dalam database seperti kode pos, dsb.

Custom           Membuat format tampilan sendiri, simbol # menyatakan satu

                       angka dan 0 mewakili angka 0

MENGATUR FORMAT DENGAN KOTAK DIALOG FORMAT CELLS

1. Pilihlah sel atau range yang akan diformat.

2. Pilih menu Home, Cells, Format Cells atau tekan Ctrl + 1 untuk membuka kotak dialog Format

Cells seperti pada Gambar 2.22, lalu pilih tab Number.

3. Pilih kategori format yang diinginkan pada kotak daftar pilihan Category.

4. Pilih bentuk kode format yang diinginkan pada kotak pilihan Type.

5. Pilih OK.

3.22 Format Cells Tab Number

Atau bisa melalui :

1. Pilihlah sel atau range yang akan diformat.

2. Penunjuk mouse tetap pada posisi sel atau range yang dipilih/diblok, kemudian tekan/klik mouse

sebelah kanan satu kali. Excel akan menampilkan shortcut menu seperti pada Gambar 3.23

Gambar 3.23 Shortcut Menu

MENGGUNAKAN TOOLBAR PEMFORMATAN

MENGATUR FORMAT TANGGAL DAN WAKTU

      Jika suatu sel diisi 5-7-2000 atau 18:25, maka secara otomatis Excel akan mengasumsikan bahwa data tersebut adalah data tanggal dan data waktu serta ditampilkan dalam format tanggal dan waktu standar atau terakhir.

Untuk memilih format tanggal atau waktu, dapat diikuti langkah berikut :

1. Pilihlah sel berisi data tanggal yang akan diformat.

2. Pilih menu HOME, Cells atau tekan Ctrl + 1 untuk membuka kotak dialog Format Cells seperti pada

Gambar 2.24 lalu pilih tab Number kategori Date untuk tanggal atau Time untuk waktu sehingga muncul

tampilan daftar tipe format tanggal atau daftar tipe format waktu (Gambar 3.25).

3. Pilihlah tipe format yang diinginkan.

4. Klik OK.

Gambar 3.24 Format Cells

Gambar 3.25 Daftar Tipe Format Tanggal dan Waktu

MENGATUR JENIS HURUF

     Pada saat bekerja dengan Excel, berbagai jenis huruf (font), gaya tampilan huruf (font style), ukuran huruf (size), dan atribut lainnya dapat diatur sesuai dengan kebutuhan. Cara pengaturannya sama dengan aplikasi dalam Microsoft Office lainnya (melalui toolbar) dan dengan menggunakan format cells seperti pada Gambar 3.26.

Gambar 3.26 Format Cells Tab Font

Cara Pertama

1. Pilihlah sel atau range yang hurufnya akan diformat.

2. Pilih menu MENU, Cells atau tekan Ctrl + 1 pilih tab Font untuk membuka kotak dialog Format Cells Font seperti pada Gambar 2.26

3. Pilih nama bentuk huruf (font), gaya tampilan huruf (font style), ukuran huruf (size), warna, garis bawah,efek khusus sesuai dengan keinginan.

4. Pilih OK.

Cara Kedua

1. Pilihlah sel atau range yang akan diformat.

2. Penunjuk mouse tetap pada posisi sel atau range yang dipilih/diblok, kemudian tekan/klik mouse sebelah kanan satu kali. Excel akan menampilkan shortcut menu.

3. Pilih menu MENU, Cells atau tekan Ctrl + 1 pilih tab Font untuk membuka kotak dialog Font.

4. Pilih nama bentuk huruf (font), gaya tampilan huruf (font style), ukuran huruf (size), warna, garis bawah,efek khusus sesuai dengan keinginan.

5. Pilih OK.

MENGGUNAKAN TOOLBAR PEMFORMATAN

Gambar 3.27 Toolbars Pemformatan

MENGATUR PERATAAN TAMPILAN DATA

    Excel mempunyai fasilitas perataan data (alignment) standar rata kiri untuk teks dan rata kanan untuk angka dan tanggal/waktu.

      Untuk mengatur perataan tampilan data dapat dilakukan secara horisontal dan Vertikal, dengan langkah :

1. Pilihlah sel atau range yang hurufnya akan diformat.

2. Pilih menu menu, Cells atau tekan Ctrl + 1 pilih tab Alignment untuk membuka kotak dialog Format cells Alignment seperti pada Gambar 3.28

3. Aturlah perataan data yang diinginkan secara horisontal, vertikal atau orientasi data.

4. Pilih OK.

HORIZONTAL

     Perataan tampilan data secara horizontal dapat dilakukan melalui Format cells – Alignment atau tombol toolbar standar diatur sesuai dengan lebar kolomnya. Format tampilannya seperti dalam Gambar 3.28 .

Gambar 3.28 Format Cells Tab Aligment

Gambar 3.29 Hasil dari Format Cells Horizontal

Atau bisa dengan menggunakan toolbar perataan horizontal

VERTIKAL

   Untuk mengatur teks yang melebihi tinggi baris sel, dapat digunakan perataan tampilan secara vertikal seperti pada Gambar 3.30

Gambar 3.30 Hasil dari Format Cells Vertical

ORIENTASI TAMPILAN

     Excel menyediakan fasilitas untuk memutar teks mulai dari –90 derajat sampai 90 derajat, melalui Format cells, Orientation hasilnya seperti dalam Gambar 3.31

Gambar 3.31 Mengatur Orientasi dan Derajat Kemiringan Teks

MEMBUAT BINGKAI DAN WARNA LATAR

    Untuk menonjolkan bagian tertentu dari lembar kerja dapat ditambahkan bingkai dan warna latar melalui Menu HOME, Cells pada tab Border dan Patterns.

Gambar 3.32 Membuat Warna Latar

Gambar 3.33 Membuat Bingkai

FREEZE PANES

   Agar saat Anda melakukan scroll down judul utama dari tabel tetap berada diposisinya ikuti langkah-langkah berikut ini :

• Tempatkan titik sisip di tempat yang akan dilakukan Freeze Panes
• Klik menu Window setelah itu klik
• Hasil akan terlihat seperti Gambar 2.34
• Klik scroll down, maka akan terlihat judul utama tidak mengalami pergeseran

Gambar 3.34 Tampilan Sebelum di Freeze Panes

GRIDLINES

Digunakan untuk menghilangkan garis-garis pada Excel sehingga tampak seperti Word. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut ini :

• Klik menu Tools kemudian klik Option, maka kotak dialog Option akan dimunculkan seperti Gambar 3.35
• Klik atau hilangkan tanda ceklist pada Gridlines

Gambar 3.35 Tampilan Option Tab View

MEMBUAT GRAFIK

     Dengan presentasi grafik Anda dapat menggambarkan gagasan dan persepsi Anda kepada orang lain dengan secara jelas. Karena grafik dapat mempresentasikan perubahan data secara lebih efektif dan efisien.

Untuk membuat grafik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Sorotlah range data yang akan dibuat grafiknya.

2. Pilih dan klik menu Insert, Chart atau klik tombol Chart Wizard kotak dialog insert chart akan ditampilkan.

Gambar 3.36 Insert Chart

3. Pada kotak dialog tersebut klik Model Chart yang kita inginkan

4. Kelebihan dari Microsoft Excel 2010 adalah data yang akan kita jadikan Chart akan secara Otomatis

tampil dan terstruktur, untuk melakukan pengeditan, klik kanan pada chart, lalu pilih select data, lihat gambar 3.37

Gambar 3.37 Select Data and Source

5. Setelah melakukan Pengeditan, Chart akan tampil sebagai berikut ini :

Gambar 3.38 Hasil Akhir Chart

Catatan : Untuk mengatur, mengedit, menambah, atau mengurangi mengaturnya melalui Menu Bar Design dan Layout.

Dalam Menu Bar Design, terdapat beberapa bagian, yaitu :

1. Type, Berisi Change Chart Type dan Save As Template

2. Data, berisi Switch Row/Column dan Select Data

3. Chart Layouts, Berisi Quick Layout

4. Chart Styles, Berisi pilihan warna untuk grafik

5. Location, Berisi Move Chart

Pivot Tabel dan Pivot Chart

      Pivot Table adalah salah satu fasilitas didalam Excel, dimana ia berupa table interaktif yang sangat cepat dalam menganalisa, mengkombinasikan dan membandingkan sejumlah data baik sedikit maupun banyak. Dalam Pivot Table, kita dapat memilih suatu baris atau kolom yang hendak dijadikan referensi dalam melihat jumlah total dari suatu data.

      Pivot Table hanya bersifat report / laporan, artinya Anda tidak dapat mengedit data pada Pivot Table. Jika ingin mengedit data, maka Anda harus melakukannya pada table aslinya (sumber data). Adapun Pivot Chart adalah sama saja dengan Pivot Table, hanya saja Pivot Chart ditampilkan berupa Grafik. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

 Biasanya Pivot Table digunakan untuk:

 Melakukan Query sejumlah besar data dengan cara yang mudah.

 Proses Kalkulasi subtotal dan menjumlahkan data numerik, meringkas data dengan sebuah kategori dan subkategori, serta membuat perhitungan dengan formula dan rumusan yang anda buat sendiri.

 Memperluas dan mempersempit tingkatan tampilan data yang berguna untuk fokus terhadap apa yang ingin anda cari, dan menampilkan secara detil dari ringkasan data (yang menjadi titik fokus perhatian anda)

 Melihat data dari dimensi yang anda inginkan.

Seperti pada contoh data di bawah ini :

A. Pivot table

Untuk membuat pivot tabel berdasarkan data yang langkah – langkah nya yaitu :

• Seluruh tabel di copy, kemudian klik data
• Lalu setelah itu klik filter

Sehingga muncul seperti :

• Kemudian dari data tersebut kita bisa mengatur tampilan data apa saja yang ingin kita tampilkan
• Dengan cara mengklik tanda “klik” di ujung kanan
• Setelah itu kita bisa menampilkan data yang di inginkan, seperti :

• Maka, setelah kita atur data yang ditampilkan yaitu hanya data yang bertipe produk C, pekerjaan Mahasiswa, dan berpendidikan SMA.

Pivot Chart

   Sama seperti hal nya pivot tabel, pivot chart juga menampilkan chart (grafik) sesuai data yang kita inginkan. Langkah – langkahnya yaitu :

• Klik insert
• Klik Pivot Chart
• Maka akan muncul gambar seperti :

Gambar 3.39 Creat Pivot Tabel

• Lalu blok semua data yang ada
• Klik ok, maka akan muncul gambar seperti :

Gambar 3.40 tampilan Creat pivot Chart

• Lalu kita bisa memasukan pilihan Bulan, Jenis Kelamin, Usia (Tahun), Pendidikan, Pekerjaan, dan
• Tipe Produk ke dalam 4 kotak yang tersedia di bawah dengan cara di drag
• Maka akan muncul hasil grafik yang telah dibuat
• Apabila kita ingin mengganti tipe grafik yang diinginkan, maka
• Klik Desain
• Change Chart Type
• Lalu pilih Chart yang diinginkan
• ok